Wenn ein Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug gestellt bekommt und dieses ebenfalls privat nutzen darf, so ist dieser geldwerte Vorteil üblicherweise mit 1% des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zu versteuern, sofern der Arbeitnehmer kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt. Was ist aber, wenn das Fahrzeug gar nicht privat genutzt wird?
Entscheidend ist hierbei weniger die Frage, ob eine private Nutzung stattfindet, sondern ob diese möglich ist. Grundsätzlich geht der BFH davon aus, dass eine solche Nutzungsmöglichkeit stets gegeben ist, auch wenn dies arbeitsvertraglich nicht explizit festgelegt wurde. Der Nachweis einer fehlenden Privatnutzungsmöglichkeit muss daher anhand geeigneter Nachweise belegt werden.
So kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer schriftlich eine private Nutzung des Firmenfahrzeugs untersagen. Sollte der Arbeitnehmer das Fahrzeug dennoch regelmäßig „vertragswidrig“ privat nutzen, so legt BFH die Vermutung nahe, dass das schriftliche Verbot nicht ernst gemeint ist und lediglich „auf dem Papier“ existiert, da ein solches vertragswidriges Verhalten üblicherweise nicht von einem Arbeitgeber geduldet werden würde. Unterbindet der Arbeitgeber dieses Verhalten nicht, so geht der BFH abweichend von der schriftlichen Vereinbarung davon aus, dass eine mündlich oder konkludent getroffene Vereinbarung besteht.
Die Finanzgereichte prüfen also zunehmend die jeweils im Einzelfall vorherrschenden Gesamtumstände. In einem Streitfall hat ein Arbeitnehmer z.B. in einer mündlichen Verhandlung erklärt, er würde das Fahrzeug nicht privat nutzen, da ihm der steuerliche Nachteil zu hoch erschien. Das Gericht entschied in diesem Fall, dass der geldwerte Vorteil bereits dann besteht, wenn die Möglichkeit und die arbeitgeberseitige Erlaubnis zur Nutzung gegeben ist. Der freiwillige Verzicht des Arbeitgebers spielte hier keine Rolle. Da auch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt wurde, musste der geldwerte Vorteil mit der 1%-Methode versteuert werden. Von einer Untersagung seitens des Arbeitgebers konnte auch nicht ausgegangen werden, denn nach Aussage eines weiteren Zeugen gab es die mündliche Absprache, dass das Fahrzeug „in der Regel“ nicht für Privatfahrten genutzt werden solle. Somit war die zumindest gelegentliche Privatnutzung nicht ausgeschlossen.
Interessant ist die beiläufige Aussage des BFH, dass die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit nicht zu den Privatfahrten zählen. Wird einem Arbeitnehmer also das Fahrzeug für diese Fahrten überlassen und wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, so ist zwar ein geldwerter Vorteil der hierfür üblichen 0,03%-Regelung anzuwenden, nicht aber die 1%-Regelung für Privatfahrten.